Richieste e prenotazioni per gli eventi

1. Titolare del trattamento

Lucia Colella, persona fisica, titolare dell’iniziativa The Bold House. Contatto: info@theboldhouse.it.

Non è stato nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO), perché per volumi e natura del trattamento non è richiesto.

2. Quali dati raccogliamo e perché

Per ogni richiesta o prenotazione: nome, cognome, indirizzo email, evento scelto, data e ora dell’invio, presa visione di questa informativa e delle condizioni di prenotazione (versione e orario). La prenotazione non comporta l’iscrizione automatica agli aggiornamenti sui prossimi eventi.

Aggiornamenti facoltativi sui prossimi eventi: solo se spunti la casella dedicata, Lucia può usare il tuo indirizzo email per inviarti novità e aggiornamenti sugli eventi di The Bold House. Conserviamo evento di origine, data e versione del consenso, separatamente dalla presa visione dell’informativa. Per un evento a pagamento non chiediamo un’altra email: colleghiamo la scelta all’indirizzo comunicato da Stripe dopo il pagamento tramite un riferimento casuale, senza nome o email nell’URL. Una scelta senza pagamento scade dopo 24 ore ed è rimossa alla successiva richiesta di questo tipo. La casella è facoltativa, non preselezionata, e non condiziona la prenotazione. Gli avvisi necessari sull’evento prenotato restano comunicazioni di servizio. Il modulo newsletter Brevo resta disponibile separatamente; questa casella non trasferisce automaticamente i dati a Brevo.

Maggiore età: le prenotazioni agli eventi sono riservate a persone maggiorenni. Spuntando la casella dell’informativa dichiari di essere maggiorenne. Se veniamo a sapere che una richiesta arriva da una persona minorenne, la cancelliamo.

Eventi gratuiti: in base ai posti disponibili al momento dell’invio, la richiesta viene registrata come confermata o in lista di attesa. L’assegnazione è automatica: non c’è una valutazione manuale della singola richiesta, solo un conteggio dei posti liberi rispetto alla capienza fissata per l’evento. Se un posto si libera, Lucia sceglie a quale persona in lista di attesa assegnarlo e le comunica la conferma per email.

Eventi a pagamento tramite link Stripe: finché ci sono posti, il nostro sito non ha un form e non raccoglie nome, cognome o email. Il pulsante di prenotazione ti porta direttamente a un Payment Link ospitato da Stripe: da quel momento lasci il nostro sito ed è Stripe a raccogliere i dati necessari al pagamento (nome, email, dati della carta) secondo la propria informativa privacy, che ti invitiamo a consultare prima di procedere. Il numero di carta e gli altri dati di pagamento non transitano mai sui nostri sistemi. Riceviamo da Stripe, dopo il pagamento riuscito, solo nome, email, importo ed evento associato al link, per registrare la prenotazione nella nostra dashboard e inviarti l’email di conferma.

Lista di attesa degli eventi a pagamento: quando i posti sono esauriti, al posto del pulsante di pagamento compare un modulo con nome, cognome, indirizzo email e la presa visione di questa informativa. Registriamo questi dati, con la versione dell’informativa e l’orario dell’invio, nella nostra dashboard e ti inviamo un’email di conferma della lista di attesa. Se si libera un posto, Lucia può scrivere a una o più persone da lei scelte, oppure a tutte le persone in lista, per invitarle a prenotare: il posto spetta a chi completa per prima il pagamento su Stripe. Questi dati sono visibili solo a Lucia e alle persone autorizzate e seguono la stessa conservazione delle prenotazioni.

Sicurezza e prevenzione abusi: per limitare l’invio ripetuto e automatizzato di richieste, registriamo l’indirizzo IP di chi invia il form, trasformato con una funzione di hash crittografico prima del salvataggio. La trasformazione riduce ma non annulla in modo assoluto la possibilità teorica di risalire all’indirizzo originale; per questo trattiamo il dato con le stesse cautele di un dato personale. Le voci più vecchie di 24 ore vengono eliminate automaticamente.

3. Base giuridica

Nome, cognome ed email sono trattati per dare seguito alla richiesta della persona interessata, quindi in base a misure precontrattuali/contrattuali (art. 6.1.b GDPR). Questa stessa base giuridica si applica ai dati che riceviamo da Stripe per le prenotazioni effettuate tramite Payment Link: la persona li ha forniti volontariamente a Stripe per completare quella prenotazione, quindi il loro utilizzo da parte nostra rientra nell’esecuzione della richiesta che ha iniziato lei stessa, senza necessità di un consenso ulteriore. Per le novità sui prossimi eventi usiamo invece il tuo consenso facoltativo (art. 6.1.a GDPR), che puoi revocare in qualsiasi momento scrivendo a info@theboldhouse.it, senza conseguenze sulla prenotazione. La registrazione dell’IP per la prevenzione abusi si basa sul legittimo interesse a proteggere il servizio da un uso improprio (art. 6.1.f), bilanciato dalla conservazione minima (24 ore) e dalla pseudonimizzazione tramite hash.

4. Chi riceve i dati

Lucia e le persone autorizzate a gestire la dashboard di The Bold House. Alcuni fornitori tecnici trattano i dati come responsabili del trattamento, nei limiti necessari al servizio che offrono: Supabase (database e autenticazione, infrastruttura nella regione UE eu-west-1), Resend (invio delle email transazionali), Vercel (hosting del sito), per gli eventi a pagamento Stripe (pagamenti) e, soltanto se ti iscrivi alla newsletter dal modulo separato, Brevo (invio della newsletter). Con ciascun fornitore valgono gli accordi sul trattamento dei dati (Data Processing Agreement) previsti dai rispettivi termini di servizio.

5. Trasferimenti fuori dall’Unione Europea

Il database è ospitato nella regione UE (Irlanda). Alcuni fornitori (tra cui Resend, Vercel, Stripe e Brevo) possono utilizzare infrastrutture o sub-fornitori situati anche fuori dall’Unione Europea, in particolare negli Stati Uniti. Per questi trasferimenti i fornitori adottano le garanzie previste dal GDPR, ad esempio le Clausole Contrattuali Standard della Commissione Europea.

6. Per quanto tempo conserviamo i dati

L’hash dell’indirizzo IP viene eliminato entro 24 ore. Nome, cognome, email e stato della richiesta/prenotazione vengono conservati per 12 mesi dallo svolgimento dell’evento, dopo di che la prenotazione viene cancellata dal database con un controllo giornaliero. I dati dei pagamenti conservati da Stripe seguono le sue regole e gli eventuali obblighi di legge (ad esempio fiscali). Le email già inviate vengono verificate e cancellate separatamente dalla casella. L’indirizzo e il consenso agli aggiornamenti raccolto durante la prenotazione sono utilizzabili fino alla revoca e comunque non oltre la conservazione della relativa prenotazione (12 mesi dall’evento). Una nuova prenotazione senza spunta non revoca un consenso precedente: per revocarlo scrivi a info@theboldhouse.it.

7. Conseguenze del mancato conferimento dei dati

Nome, cognome ed email sono necessari per gestire la richiesta o la prenotazione: senza questi dati non possiamo dare seguito alla richiesta di partecipazione.

8. I tuoi diritti

Puoi chiedere in qualsiasi momento accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità dei tuoi dati, oppure opporti al trattamento basato sul legittimo interesse, scrivendo a info@theboldhouse.it. Hai inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

9. Statistiche di utilizzo del sito

Utilizziamo Vercel Web Analytics per capire, in forma aggregata, quante persone visitano il sito, quali pagine sono più consultate e da dove arrivano (ad esempio Instagram o motori di ricerca). Questo strumento non installa cookie né altri identificatori sul tuo dispositivo, non ti segue tra siti diversi e non permette di risalire alla singola persona: i dati che riceviamo sono già aggregati e anonimi. Registriamo inoltre, sempre in forma aggregata, quando viene cliccato il pulsante di prenotazione o il link di pagamento di un evento, per capire quante persone completano il percorso di prenotazione. Il fornitore di questo servizio è Vercel, già indicato al punto 4 come responsabile del trattamento per l’hosting del sito.

Cookie: le pagine pubbliche del sito non impostano nessun cookie, né di profilazione né di marketing, e non usiamo strumenti pubblicitari o di analisi di terze parti. Per questo non mostriamo un banner dei cookie. Per i dettagli, compresi i servizi esterni raggiunti dai collegamenti del sito, leggi la cookie policy.

10. Condizioni di prenotazione e disdetta

Eventi gratuiti: prenotando ti impegni ad avvisare almeno 24 ore prima se non riesci a partecipare, così il tuo posto può passare a chi è in lista d’attesa.

Eventi a pagamento: il posto è confermato con l’acconto su Stripe; il saldo si paga all’evento. Se disdici almeno 24 ore prima dell’inizio dell’evento, Lucia ti restituisce l’acconto e il posto può passare a chi è in lista d’attesa. Dopo questo termine non è previsto rimborso, ma puoi cedere il posto a un’amica. Trattandosi di un evento a data specifica, non si applica il diritto di recesso previsto per gli acquisti a distanza. I rimborsi sono gestiti manualmente da Lucia su Stripe.

Per dubbi o disdette scrivi a info@theboldhouse.it, su WhatsApp al 3522009227 oppure in DM su Instagram. L’iscrizione facoltativa agli aggiornamenti sui prossimi eventi è separata dall’accettazione di queste condizioni.

11. Foto e video agli eventi

Durante gli eventi possiamo scattare foto e girare brevi video per raccontare la House sul sito e sui nostri canali, ad esempio Instagram. Non sei obbligata a comparire: se preferisci non essere ripresa, dillo a Lucia o a chi ti accoglie quando arrivi e faremo attenzione a non inquadrarti. Quando sei chiaramente riconoscibile in primo piano, ci basiamo sul tuo consenso, che puoi dare anche a voce e ritirare quando vuoi. Se ti riconosci in un contenuto già pubblicato e vuoi che venga tolto, scrivi a info@theboldhouse.it: lo rimuoviamo appena possibile.